I. Algemene bepalingen

1. Benoeming
   Elk lid kan, door de Raad van Bestuur, tot ombudsman worden benoemd voor zover aan volgende minimale voorwaarden wordt voldaan :
   .....* minimum 30 jaar;
   .....* minimum 5 jaar actief binnen de club;
   .....* niet als coach, speler, geaffilieerde of adherent geschorst zijn.
   De benoeming van ombudsman gebeurt voor onbepaalde duur. Herroeping door de Raad van Bestuur is te allen tijde mogelijk
2. Onverenigbaarheden
   De ombudsman mag geen deel uitmaken van de Raad van Bestuur of één van zijn comités.  Van dit laatste kan de Raad van Bestuur dispensatie verlenen;
3. Opdracht
   De ombudsman heeft als opdracht:
   .....* te bemiddelen mbt conflicten en klachten tussen leden en de club, inclusief al haar comités;
   .....* te onderzoeken of een klacht al dan niet gegrond is;
   .....* het probleem m.b.t. het conflict te detecteren en te evalueren;
   .....* remediërend op te treden;
   .....* adviezen te verstrekken aan de club naar aanleiding van de ontvangen klachten;
   .....* minimaal 1 maal per jaar, een maand voorafgaand aan de Jaarlijkse Algemene Vergadering, voor de Raad van Bestuur, een verslag op te maken met opgave van de ontvangen klachten, wijze waarop zij behandeld werden en de voorgestelde remediëring.
4. Bevoegdheden
   De ombudsman heeft toegang tot alle verslagen van de Raad van Bestuur en alle comités. Hij kan bij de Raad van Bestuur en bij alle comités, zowel schriftelijk als mondeling, bijkomende informatie opvragen.
   Hij kan zich laten bijstaan door derden-deskundigen, al dan niet leden van de club die, beperkt tot hun opdracht, over dezelfde machten beschikken.

II. Werking

1. Indienen klacht
   Wie een klacht wil indienen bij de ombudsman, moet voorafgaandelijk de nodige stappen ondernemen om het geschil met de club in onderling overleg op te lossen.
   Ieder lid kan schriftelijk een klacht indienen bij de ombudsman. Is de indiener minderjarig dan kan zijn wettelijke vertegenwoordiger voor hem optreden zonder lid te zijn van de club.
2. Ontvangst
   Klachten welk aan één van de volgende voorwaarden voldoen kunnen niet in behandeling genomen worden:
   .....* de identiteit van de indiener is niet gekend;
   .....* het gaat om feiten die zich meer dan één jaar geleden voordeden en waarvoor sindsdien geen enkele actie werd ondernomen;
   .....* het gaat over vragen tot informatie (onder meer over een beslissing van de Raad van Bestuur) en niet over een geschil;
   .....* de indiener heeft zelf nog geen enkele of onvoldoende actie ondernomen om het geschil met de club in onderling overleg op te lossen;
   .....* de klacht gaat over feiten waarover, op het moment van de indiening, nog een procedure bij een rechtscollege aanhangig is, of waarover, binnen een periode van 3 jaar voorafgaandelijk aan het moment van indiening, nog een uitspraak van een rechtscollege is gedaan.
   De ombudsman bepaalt eigenmachtig of een ingediende klacht al dan niet behandeld kan worden.
   Indien de klacht niet behandeld wordt, zal de ombudsman dit onverwijld aan de indienende partij, met de motivatie van de weigering, melden. Tegen zijn beslissing is geen beroep mogelijk.
   De ombudsman zal bij elke gegronde klacht ontvangst en aanvaarding tot behandeling bevestigen aan de aanklager. Eveneens brengt hij de aangeklaagde op de hoogte van de ingediende klacht en wie ze heeft ingediend.
3. Behandeling
   Na behandeling deelt de ombudsman het resultaat gemotiveerd mee aan de indiener van de klacht en aan de Raad van Bestuur.
   Dit resultaat kan inhouden dat:
   .....* het probleem door zijn tussenkomst werd opgelost of kan worden opgelost;
   .....* geen oplossing kan gevonden worden.
   De adviezen verstrekt door de ombudsman m.b.t. de mogelijke oplossing van een gesteld probleem zijn noch tegenover de club, noch tegenover personen afdwingbaar.

NAAM EN GEGEVENS OMBUDSMAN
versie 2009-2010
goedgekeurd door JAV 12/06/2009

• vooraf: het is de bedoeling dat de ombudsman nooit moet optreden, want:
• bestuursleden zijn aanspreekbaar en vaak aanwezig (kantine), en alles is bespreekbaar op bestuursvergadering
• daarnaast beschikt elke jeugdploeg over een begeleider, die binnen de ploeg een ombudsfunctie vervult en tevens opmerkingen of klachten kanaliseert naar het bestuur
• zie reglement Ombudsman Ganda hierboven (uitgewerkt naar het voorbeeld van het reglement van de KBKB)
• naam en gegevens Ombudsman: Freddy Van Melkebeke, Kallestraat 6, 9080 Lochristi, 0478/99.18.09, freddyvanmelkebeke [at] telenet [dot] be (freddyvanmelkebeke [at] telenet [dot] be)